Cuando les preguntas a gerentes y sus empleados, cual es la pérdida de tiempo número uno y lo que más afecta su productividad, la respuesta suele ser la misma: las reuniones de trabajo.
Ya sea que hablemos de esas reuniones en las que no se resuelve nada, o en las que todos hablan solo por hablar. O quizás esas reuniones de trabajo en las que no se toman decisiones. En general se odia el tener que reunirse, en especial si no se llega a nada. La buena noticia es que pueden mejorarse.
Una reunión no tiene que ser inútil, pueden ser una herramienta muy efectiva y productiva. Ayudar a tomar mejores decisiones y agilizar el trabajo. Aquí algunas de las quejas más grandes respecto a las reuniones de trabajo y como corregirlas:
Las reuniones duran demasiado
Es la mayor queja de todas. Parecen durar eternamente y no llegar a ningún lado. Lo que ocurre es que si la reunión se planifica para una hora, se tiende a programar puntos de discusión para llenar esa hora, cuando con la mitad habría sido suficiente. Una regla clave es hacerse esta pregunta: ¿Cuál es el objetivo de esta reunión?
¿La reunión que debe lograr? Si no tienes una respuesta cancela la reunión, si la tienes, al menos ya tienes un objetivo. Cuando se cumpla ese objetivo, se debe acabar la reunión. Eso elimina la necesidad de fijar un tiempo para realizar la reunión. Cuando se hace de esta manera, las reuniones tienden a durar menos.
Las personas que llegar tarde a la reunión
Cuando alguien llega tarde a una reunión afecta la dinámica, porque hay que ponerles al tanto de lo que se habló antes. Esto ocurre porque las personas no valoran lo que cuesta organizar una reunión. No saben el valor del tiempo. La solución es dejar de favorecer al que llega tarde. Penalizar al que se retrasa en llegar a una reunión hará que todos dejen de llegar tarde.
No se consigue nada con las reuniones
En la mayoría de las reuniones se pierde tiempo hablando de cosas que no tienen nada que ver con el motivo de la misma. El problema es que es en esos primeros minutos de una reunión en que las mentes están más frescas. En consecuencia, el inicio de la reunión debe dedicarse siempre a las prioridades. Al asegurarse de que todo el mundo venga preparado a la reunión, distribuyendo la agenda de temas antes, se puede discutir y llegar a acuerdos antes.
No tengo nada que hacer en la reunión
Muchas personas, en especial las más productivas, se quejan de reuniones a las que son invitados pese a ser innecesario. Una agenda clara de los temas permite saber a quienes incluir en una reunión y quienes es mejor no llamar. Así lo le restas tiempo de trabajo a personal cuya presencia no es indispensable en la reunión. Si una persona solo tiene que estar para parte de la reunión, es mejor tener una privada con ellos luego.
Nadie presta atención en la reunión
Ya sea el típico distraído con el móvil o las personas que no tienen nada que hacer en la reunión, pero fueron convocados, es fácil notar quienes no están prestando atención. Para evitar esto, hay que hacer preguntas regularmente para que todos estén atentos. Esto hace que los invitados se sientan parte del proceso, incluso si no tienen un rol activo. También envía un mensaje a los distraídos de que serán descubiertos si no prestan atención.
No hay seguimiento de las reuniones
Una última queja común es el cómo, una vez la reunión acaba, no se cumple nada de lo discutido. Esto es un claro ejemplo de falta de responsabilidad y seguimiento. El problema es que en las reuniones se suele saber quién dijo que, pero no quien debe hacer qué, cómo y cuándo debe hacerse. Establecer una “grilla de decisiones” donde se fijen responsabilidades y fechas de entrega ayudará a que la reunión conduzca a algo más que perder el tiempo.
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