A la gran mayoría nos gusta hacer un buen trabajo. Por eso dedicamos todo nuestro esfuerzo a hacer lo mejor. Sin embargo, a veces nuestro trabajo nos agobia en exceso. Y casi siempre el problema es simple: no sabemos establecer prioridades.
Un buen gerente debe primero que nada establecer un plan. Si es un gerente de producto necesita además entender a sus usuarios, proveer requerimientos, entender la tecnología, hacer pruebas, lidiar con las personas de su equipo y externas, entre otras labores.
Pero si eres incapaz de priorizar estás perdiendo el tiempo. Y aunque es tan obvio nos cuesta establecer prioridades ¿Por qué?
En ocasiones es porque hay fechas de entregas importantes. O surgen inconvenientes. Quizás a alguien en la organización se le “ocurrió una idea” y desean implementarla de inmediato. Probablemente están ahogados de trabajo en atención al cliente o hay algún problema técnico que retrasa el trabajo.
Los motivos por los que surgen más y más cosas que hacer son demasiados para nombrarlos. Pero tomate un momento para respirar y plantearte que debe ir primero. Establecer prioridades es vital si quieres tener éxito… y una vida normal.
Pero antes establezcamos algo: Sin importar que tan bueno seas, eres incapaz de hacer todo. Y debes aceptarlo. Solo así podrás empezar a dirigir mejor a tu equipo y establecer prioridades. Para eso necesitas dos cosas: Foco y balance.
Foco: ¿Qué es lo urgente?
En un incendio, lo vital es ir a por la fuente. Si aíslas lo que está alimentando las llamas se apagará más rápido. Es una cuestión de identificar lo que es más urgente ¿Vas a buscar un extintor o intentarás salvar el televisor? Hay que saber que es crucial y que puede esperar.
Enfócate en determinar los problemas en orden de magnitud. Lo que sea potencialmente más dañino es prioridad. ¿Lo que no? Puede esperar. Como gerente tu trabajo es supervisar la labor de todo un equipo y en consecuencia, debes tener una visión que va de lo general a lo particular. No puedes perder de vista las metas de la empresa, por eso la importancia de un problema la determinas en función de cómo afecte a los objetivos generales de la empresa.
Detenerte a pensar si algo es crucial o no es el primer paso para saber priorizar. Así optimizarás tanto tu uso del tiempo, como el de tus empleados.
Balance: Entiende y comunica el problema
Determinar la relevancia de un problema es solo el primer paso, ahora toca resolverlo. Esa es la parte divertida, pero para nada fácil. Conseguir la solución correcta es parte del proceso de establecer prioridades. ¿Necesitas una cura temporal para el problema o acabarlo de raíz?
Normalmente la respuesta debería ser la segunda… a menos que te guste la improvisación. Una vez eliges el primer problema a resolver debes buscar ayuda para resolverlo. Aquí es donde el balance entra en juego.
Basado en los recursos a tu disposición debes estudiar qué soluciones son las más recomendadas, con cuanto tiempo y recursos cuentas y la efectividad de los mismo. Evaluar los pros y contras de los posibles cursos de acción te ayudará a elegir al equipo que solucionará el problema.
No siempre acertarás, ni en la solución ni en el equipo, pero tomar la decisión es la mitad de la batalla.
Tomate un minuto, trata de entender el problema, determina que tan importante es, elige una solución, asigna recursos a conseguirla de manera que encaje con los objetivos y metas de la compañía y respira.
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